手帳

2006年12月31日 (日)

情報カードを活用してみる

抜けのない仕事をやるツールとして「情報カード」を導入しみました。

今回導入したのはL!FEのB8サイズの情報カード。B8と言うと名刺サイズのもので、情報カードとしては一番小さいものですが、下記の利点があると思い、導入しました。
・手帳と一緒に持ち歩くのに適している。手帳には名刺入れが付いている(又は付けられる)ので、収納に困らない。
・豊富な名刺用の保管ツール(名刺ファイル、名刺ボックス等)が流用できる。

B8サイズの情報カードとしてはL!FE製(横罫:J860、無地:J884、方眼:J889)とコレクト製(無地:C-211、C-216:横罫、C-126:横罫[タテ型]、C-212:方眼)がありますが、情報カード自体を置いている店が少ないので、通販(送料がネック?)を使うか、100円ショップで販売している名刺サイズのメッセージカードを代用するのがいいでしょう(50枚/100円なのでコストパフォーマンス悪いですが)。

B8の情報カードと同時にコレクトメモパース(名刺サイズ用:CP-421)とL!FEのカードボックス(シンプリーJ734)も購入。

メモパースは白紙カードの携帯用として、カードボックスは記入済みカードの整理用として使っています。


さて具体的な活用方法ですが、今回は「連絡待ち」に使ってみました。今までもToDoリストに書き出して管理していたのですが、他の案件に埋もれて見落としやすく、フォローし忘れて業務に支障をきたすこともたまにありました。そこで、GTD的に「連絡待ち」を1枚ずつのカードに書き出して、個別に管理することにしました。

■記入内容
作成日、依頼内容、回答希望日を記入。馴染みのない相手であれば、電話番号とかも書いておきます。進捗状況を途中でする必要があるのであれば、確認する日も書いておきます。

■管理方法
(1)カードボックスに書いたもの順に前から入れていきます。
(2)前日の終了前(または当日の朝一)にチェックしてその日の内にフォローすべきものを前に持ってきます。
(3)フォローして案件が終了すれば斜線を引いて、裏がまだ使えるのであれば再使用します。裏が使えないのなら、(再利用可能な情報が書いてあれば、ノートに転記してから)カードを処分します。
(4)フォローして案件を延期する、あるいは進捗状況の確認だけであれば、一番前に戻します。

カードはチェックしたものを一番前に持ってくると言うのは野口悠紀雄先生の押出しファイリングを取り入れています(前にあるものが旬のものになるので、カードを探しやすくなります)。

まだはじめて1週間で、完了した案件は少ないですが、見落としすることは少なくなったと思います。

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2006年12月17日 (日)

rotring フォーインワン

スリップオン製「超」整理手帳用カバーにクリップオンマルチを刺しておくとベルトの締まりが悪いので、思い切ってロットリング社のフォーインワンという多色ペンを買って見ました。

■特徴
・ボールペン(黒、赤、青)、0.5mmシャーペンの多色ペン。
・ペン上部に書かれたアイコンを上にした状態でノックするとペンが選択されて出てくる。
・クリップのヒンジを押すとペンが引っ込む。
・ノック部は消しゴムつき。

■バリエーション
他に下記バリエーションあり。
・ボールペン(黒、赤、蛍光オレンジ)、0.5mmシャーペン
・ボールペン(黒、赤、蛍光オレンジ)、スタイラスペン

■替え芯
ボールペンの替え芯は全長67mm、軸径2.4mmの金属チューブタイプものが使えるようなので、下記などと互換性があるようです。
・プラチナ:BSP-100S←黒赤青
・三菱鉛筆:SE-7←黒赤青
・ぺんてる:KFS7←黒赤青
・パイロット:BRF-8F←黒赤青緑(黒はボール径のバリエーションもあり)
・トンボ鉛筆:BR-VS←黒赤
・セーラー:0103←黒赤青
・ゼブラ:4C-0.7←黒赤青緑(黒はボール径のバリエーションもあり)
※プラチナ:BSP-100Sは現物確認済み。

■感想
軸径11mmなのでスリップオンのカバーにジャストフィットなのですが、金属軸なので重い。(^_^;)

滑り止めがないので、状況によっては持ちにくいかも。

筆記用具は馴れなので、しばらく手帳用として使ってみようかと。


rotring フォーインワン ボールペンクロ・アカ・アオ+ペンシル0.5mm
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2006年10月22日 (日)

やっと「超」手帳法読み終えました。(^_^;)

3分の1は2007年度版の「超」整理手帳の宣伝かと思いたくなる野口悠紀雄先生の「超」手帳法ですが(^_^;)、中身は過去の「超」整理法シリーズのアップデイト版。

この中で追加されたのは下記の通り。

(1)アイディアメモとTODOリスト
アイディアノート(メモ帳)は機動性重視(いつでもどこでもメモできる体制を取る事を重視)で小型ノートを推奨。07年度版「超」整理手帳にはA7サイズの方眼アイディアノートが付くようになりました。

昔は「付箋紙を活用してTODO管理」というものだったが、今回は紙に書いて管理すると言うもの。07年度版「超」整理手帳には同サイズの専用TODOリストが付くようになりました。

僕の場合、前にも書いたようにレイメイメモパッド付きダイアリーに入れたメモ帳を使っていますが、メモ帳はTODOリストとアイディアノートを時系列順に混在させています。「ポケット一つ原則」通りなのですが、野口先生はTODOリストとアイディアノートは別ノート化を書いておられます。それに反してこうしているのは僕の場合、TODOリストとアイディアノートが連携していて、内容によってはTODOとメモが同じ事もあるからです。勿論、純然たるTODOやメモもあるので、4色ペンで色分けしています(TODO:緑、メモ:黒、日付やコメント:青、重要:赤)し、TODOは文頭に作業手段(例えば電話なら○枠Tと書きます)を書いているので、なんとか区別は出来ます。

メモは時間のあるときにノートに転機します。いちいち転機するのは面倒ですが、転記することで、頭の中を整理し直せるので有効だと思います。


(2)暗号化
レキュタレー暗号について紹介。


(3)デジカメの活用
単なる写真機ではなく、画像メモとして使うという提案。デジタルカメラやカメラ付き携帯電話の普及により、情報のインプットがしやすくなったというのはよくわかります。

しかし、最近は機密の関係でカメラ持ち込み禁止と言う所も多いので、常にカメラを携帯しているのは難しい。電池の保ちの話もあるので、その辺がクリアできればインプットツールとしてはいいのでしょう。


本の中でも野口先生が言われているように全ての人に最適なツールというものは無くて、自分のスタイルに合わせてツールを選ぶ必要があるので、試行錯誤は各自やり続けなければならないようです。(^_^;)


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star古びない押し出しファイリングだが、改訂の意図は?
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star『「捨てる!」技術』に対する反論
star「超」の名がちょっとカユい「捨てる技術」
star物をすてるのはお金がかかる

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2006年10月 8日 (日)

レイメイメモパッド付きダイアリー(2)

先日書いたレイメイメモパッド付きダイアリー(RFD7014E)ですが、A7サイズということで、最近、「超」整理手帳使いの間で話題になっているA7での使用についてやってみました

■構成
・右側
使用中のマルマン製A7リングメモ(N713)がもったいないので差し替えましたが結構分厚いです。(^_^;)
Imgp0179

・左側
当初、新規アイテムのA7アイディアノートを差し込むことも考えましたが、カレンダー代わりに標準のスケジュール帳のままとしました。

しかし、これでは「超」整理手帳ぽくないので、以前作ったオリジナルスケジュールシートを手帳の表紙にクリップどめしてみました。(^_^;)
Imgp0180

■感想
携帯性は大幅に良くなりますが、メモ帳は薄い方がいいですな。(^_^;)

スケジュール帳の代わりに「超」整理手帳のA7アイディアノートノグラボのA7TODOリストを入れておくのもいいかもしれません。

このサイズは手持ち資料が少ない、または別に持てる人にはいいかもしれません。あと小さい字が書ける人も。(^_^;)

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2006年9月30日 (土)

レイメイメモパッド付きダイアリー

来年のメインの手帳は「超」整理手帳に決めましたが、文具店を物色していておもしろいものを見つけました。

RFD7014E(ダークブラウン)税込1890円
Imgp0173

■構成
スケジュール帳(左側)
  07~08カレンダー
  マンスリープラン
  ノート
  アドレス
  年齢早見表
  サイズ換算表
  テレフォンガイド
  郵便料金表
  路線図

メモパッド(右側)
  レイメイオリジナルのミシン目付きA7サイズ方眼メモ(zeitVektor:ZVP183):80ページ
Imgp0174

■感想
A7サイズの手帳(カバー付メモパッド?)で、左側にスケジュール帳、右側にメモ帳を差し込むようになっています。

特筆すべきところはその構造。

スケジュール帳がカバー付なので(普通そんなことはしないでしょうが)単独で持ち運びが可能。カバーの裏側にポケットがある訳ではないのですが、名刺ぐらいは入れておけます。
Imgp0175
Imgp0176
Imgp0178

また、本体カバーの背表紙部はペン挿しがないものの、空間に余裕があるので多色ペンのような太軸ものでも挟んでおくことができます。

カバーが合成皮革なので耐久性に問題がありますが、A7メモカバーを試したいと思っている方にはちょうどいいかも知れません。

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2006年8月19日 (土)

そろそろ来年の手帳を決める時期かな?

今年もそろそろ来年の手帳を決める時期が迫ってきましたが、今のところ来年も「超」整理手帳にする予定。

今年はスリップオンのカバーを買ったので、スケジュールシートだけでもいいのだが、

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読み物が気になるので、いつものようにスペシャル版を買うかな。(^_^;)

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今年も4色カバーが出るらしいが、包み紙がえらく派手になったようだ。(^_^;)
【追記2006.8.20】版元が講談社に変わった影響らしい。

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で、今年の新商品は「超」整理手帳サイズのTO-DOリストと

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A7サイズのアイディアメモのようです。

「超」整理手帳アイデアメモ
「超」整理手帳アイデアメモ野口 悠紀雄

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このアイディアメモはA7サイズの方眼紙のようなので、非常に興味をそそられます。A7サイズと言うことで、単体でも持ち歩けますし、カバーの名刺入れに差し込んでおくのもいいでしょう。

ついでにこういうのも出るらしい。(^_^;)

「超」手帳法
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2006年6月11日 (日)

A6で「超」整理手帳を使ってみる

といっても市販されているシートをそのまま使うのではなく、オリジナルのリフィルを用意してみるというお話。市販のシートはA6では使いにくいからね。(^_^;)

「超」整理手帳はA4を縦に四つ折りにしたもので、サイズ的にはA7を縦に2つ並べたサイズですが、小さい手帳を使い慣れている人でなければ、サイズ(横幅)が心許ない。しかしA5では少々携帯性に難あり。

そこでA6サイズの出番なんですが、A6はA4を田の字に四つ折りするので、通常のフォーマットでは閲覧性に欠けます。そこでA6に適したフォーマットを考えてみました(似たようなもんがあるような気もしますが)。一応、A4縦で8週書けますが、予定を書くところがかなり少なくなったので4週ぐらいに減らした方がいいかもしれません。(^_^;)

Sos_a6_20060611

以前に買ったクツワのDUPLEXに入れてみましたが、スケジュールが表紙代わりになって、中を開かなくても予定を確認できるのが、なかなかいい感じだと思います。反対側にはTODOでも入れておくといいかもしれません。

ただ、この問題点としては予定が他人から見放題と言うところ。機密の高いものやプライベートの予定は書きにくいですな。(^_^;)

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2006年6月 4日 (日)

コーナンでお買い物(続き)

久しぶりにコーナンに行ったので、使えそうなものをいろいろと物色。

DUPLEX
A6サイズの透明ファイル。メッシュと透明の2枚の仕切りで4つのポケットを形成。

「超」整理手帳をA6サイズで運用する場合、手帳カバー代わりに使えるかも知れない。

■AUTHENTIC Edges VINTAGE(AK-04 BK)
コーナンオリジナル?のポーチ。

「超」整理手帳と携帯を一緒に入れておこうかと思って買ったんだが、「超」整理手帳が入りきらなかった。(^_^;)


パッキングベルト80(IN-553-3)
閉まりの悪いスリップオンの「超」整理手帳カバーを現在輪ゴムで止めていますが、見窄らしいので(株)カーメイトが出している2本入りの荷造りベルトを買いました。

長さが調節できるし、マジックテープではなく、樹脂バックルなので、音を気にせず取り外しが可能です。

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2006年5月 6日 (土)

使い勝手のいい付箋紙

公私にわたって使っている付箋紙は下記の通り。手帳に入れて使っています。

■50mm×15mm
小・中日程計画に使っているサイズ。

5色使い分けて業務計画するのは勿論のこと、TODOやちょっとしたメモや栞としても使用しているので、一番使用頻度が高いです。

■38mm×50mm
課題ばらしに使っているサイズ。50mm×15mmサイズでは書ききれない場合に使用。

青、桃、黄の3色を使っていますが、特に使い分けしているわけではありません。気分で使い分けるか、使う際に臨時ルールを考えます。

■75mm×60mm
メモ書きに使っているサイズ。これだけ自腹でダイソーで買ったもんです。(^_^;)

このサイズは結構絶妙で、「超」整理手帳やmini6手帳のような小さめの手帳にページ全体(「超」整理手帳は縦長なので縦に2枚)に貼れて、メモに最適。

本家3Mのポストイットだと75mm×75mmになるのですが、このサイズだと少し大きいので「超」整理手帳だとはみ出します。

■76mm×14mm
75mm×60mmの付箋紙と一緒に買ったのですが、意外と使い勝手が悪かった。50mm×15mmサイズより書けるのですが、横幅の小さい手帳だとはみ出るので、縦長に貼るかはみ出たところを折り返さないといけない。

捨てるの勿体ないのでA5手帳専用で使っていますが、使い切ったらもう買わない。(^_^;)


付箋紙は基本的に「捨てる情報」の一時保管が役目ですが、重要になったら(書いているときは重要かどうかは考えていない。後で総合的に判断する)スクラップブックのようにノートに貼っていく。付箋紙の大きさは保存することも考えて選ぶ必要があると思う。

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2006年5月 3日 (水)

KI活動をしてみる

巷ではトヨタ自動車の「見える化」が話題となっていますが、うちの部署では昔から日本能率協会コンサルティングが推奨しているKI(Knowledge Intensive Staff Innovation:知識集約型社員改革)活動を実施しています。

トヨタがKIを始めるよりも早かったというのがうちの室長の自慢。(^_^;)

確かに日本能率協会コンサルティングから先生を呼んで色々やっていました(その時の活動記録は日本能率協会コンサルティングが本にしています。十数年前の古い本ですが、まだアマゾン等で入手可能な模様)。
#僕が入社したのはこの活動の終盤で、本には載っていません。(^_^;)

ただ、この活動は組織でやらないと意味がないので、リーダーのやる気がないと長続きしません。事実、異動や組織変更等でここしばらくやっていませんでした。(^_^;)

仕事量が処理しきれないほどあるのに、何が出来ていて何が出来ていないのかがやっている本人は元より上長も把握できていなかったので、3月から室長の号令で、再びKI活動を実施しました。

■KI活動
KI活動の基本は「課題ばらし」。上長は勿論のこと経験者にも参画してもらって課題に対して問題点とやるべき事を洗い出しを行うことで、「抜け」や「やり直し」を減らすことが出来ます。

ここで書き出した「やるべきこと」は「中日程計画(1~3ヶ月計画)」や「小日程計画(週間計画)」に落とし込んで(細分化して)業務に当たるわけですが、ここで使うのが「中日程シート」と「小日程シート」の2つ。

■付箋紙
課題ばらしや日程計画にはポストイット等の付箋紙を使います(ただ紙に書き出すだけでもいいのですが、順番の入れ替えが出来るので、付箋紙の方がいい)が、サイズが異なります。

・課題ばらし → 38mm×50mmサイズの付箋紙
課題ばらしは洗い出しすることが目的なので特に色の使い方は決めていないのですが、課題、問題点、やること、依頼すること等で色分けするとわかりやすいと思います。

・日程計画 → 50mm×15mmサイズの付箋紙
こちらは色の使い分けが決まっていて、下記のように使い分けしています。
 黄色:計画業務(調査や検討などの「考える」業務。他人に任せられないもの)
 桃色:作業(計画終了後の実作業。他人に任せられるもの)
 青色:会議
 緑色:一般業務(回覧物処理やメール処理など本来の業務以外の業務)
 白色:飛込業務

■中日程シート
上長指示のもと、グループのメンバー毎の月間業務を一つのシート(人数によるがA0ぐらい)にまとめて「見える化」します。これによって本人は先を見た業務推進が出来、上長は前もって負荷調整が出来ます。

一項目最大4時間として付箋紙に書き出してシートに貼り出すといいでしょう。

メンテは週一ですが、方針変更が入ればその都度実施。

■小日程シート
Wp
シートの書き方は右図を参考にしていただくとして、一項目最大2時間、最小15分として付箋紙に書き出してシート(A3)に貼り出すといいでしょう。15分以下の業務もあると思いますが、TODOリストも兼ねているのでとりあえず書き出しておきます。

メンテは毎日が基本。朝昼晩と見直して、業務内容の確認、実績記入、業務の入れ替え等を実施するのが望ましい。

項目毎に固めて並べておくといいと言われていますが、個人的にはスケジューラー兼用とするために時系列的に並べる方がいいと思います。「スケジューラーには自分の予定を優先的に入れる(打ち合わせのアポイントだけを入れるものではないということ)」という考え方にも合致します。

A3のシートは携帯しにくいので、縮小コピーして手帳に挟んでおくと、会議や出張で離籍していてもやることを確認できるのでいいと思います。原紙は事務所に置いておきますが、共有スペースに掲示しておけば上長に進捗具合や負荷状況を見て貰えます。

スケジューラーとTODOを兼ねているという点でこの小日程計画シートは優れていると思います。

■小日程計画の仕方
課題ばらしや作業ルーチンから洗い出した項目を1週間の業務に振り分ける場合、バッファとして最終日を空けておくといいでしょう。丸一日空けるのが無理なら、毎日1~2時間のバッファタイムを設けるのがいいです。

飛込や作業の遅れによって予定通りに事が進めることは難しいのでバッファは必要。順調に作業が進めば、業務を先出ししたり、早く帰ったりできます。

■御注意
これはあくまでもうちの部署での使い方なので、これを守らないといけないと言うことはありません。自分の業務にあわせてアレンジするのがいいと思います。

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