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2006年5月 3日 (水)

KI活動をしてみる

巷ではトヨタ自動車の「見える化」が話題となっていますが、うちの部署では昔から日本能率協会コンサルティングが推奨しているKI(Knowledge Intensive Staff Innovation:知識集約型社員改革)活動を実施しています。

トヨタがKIを始めるよりも早かったというのがうちの室長の自慢。(^_^;)

確かに日本能率協会コンサルティングから先生を呼んで色々やっていました(その時の活動記録は日本能率協会コンサルティングが本にしています。十数年前の古い本ですが、まだアマゾン等で入手可能な模様)。
#僕が入社したのはこの活動の終盤で、本には載っていません。(^_^;)

ただ、この活動は組織でやらないと意味がないので、リーダーのやる気がないと長続きしません。事実、異動や組織変更等でここしばらくやっていませんでした。(^_^;)

仕事量が処理しきれないほどあるのに、何が出来ていて何が出来ていないのかがやっている本人は元より上長も把握できていなかったので、3月から室長の号令で、再びKI活動を実施しました。

■KI活動
KI活動の基本は「課題ばらし」。上長は勿論のこと経験者にも参画してもらって課題に対して問題点とやるべき事を洗い出しを行うことで、「抜け」や「やり直し」を減らすことが出来ます。

ここで書き出した「やるべきこと」は「中日程計画(1~3ヶ月計画)」や「小日程計画(週間計画)」に落とし込んで(細分化して)業務に当たるわけですが、ここで使うのが「中日程シート」と「小日程シート」の2つ。

■付箋紙
課題ばらしや日程計画にはポストイット等の付箋紙を使います(ただ紙に書き出すだけでもいいのですが、順番の入れ替えが出来るので、付箋紙の方がいい)が、サイズが異なります。

・課題ばらし → 38mm×50mmサイズの付箋紙
課題ばらしは洗い出しすることが目的なので特に色の使い方は決めていないのですが、課題、問題点、やること、依頼すること等で色分けするとわかりやすいと思います。

・日程計画 → 50mm×15mmサイズの付箋紙
こちらは色の使い分けが決まっていて、下記のように使い分けしています。
 黄色:計画業務(調査や検討などの「考える」業務。他人に任せられないもの)
 桃色:作業(計画終了後の実作業。他人に任せられるもの)
 青色:会議
 緑色:一般業務(回覧物処理やメール処理など本来の業務以外の業務)
 白色:飛込業務

■中日程シート
上長指示のもと、グループのメンバー毎の月間業務を一つのシート(人数によるがA0ぐらい)にまとめて「見える化」します。これによって本人は先を見た業務推進が出来、上長は前もって負荷調整が出来ます。

一項目最大4時間として付箋紙に書き出してシートに貼り出すといいでしょう。

メンテは週一ですが、方針変更が入ればその都度実施。

■小日程シート
Wp
シートの書き方は右図を参考にしていただくとして、一項目最大2時間、最小15分として付箋紙に書き出してシート(A3)に貼り出すといいでしょう。15分以下の業務もあると思いますが、TODOリストも兼ねているのでとりあえず書き出しておきます。

メンテは毎日が基本。朝昼晩と見直して、業務内容の確認、実績記入、業務の入れ替え等を実施するのが望ましい。

項目毎に固めて並べておくといいと言われていますが、個人的にはスケジューラー兼用とするために時系列的に並べる方がいいと思います。「スケジューラーには自分の予定を優先的に入れる(打ち合わせのアポイントだけを入れるものではないということ)」という考え方にも合致します。

A3のシートは携帯しにくいので、縮小コピーして手帳に挟んでおくと、会議や出張で離籍していてもやることを確認できるのでいいと思います。原紙は事務所に置いておきますが、共有スペースに掲示しておけば上長に進捗具合や負荷状況を見て貰えます。

スケジューラーとTODOを兼ねているという点でこの小日程計画シートは優れていると思います。

■小日程計画の仕方
課題ばらしや作業ルーチンから洗い出した項目を1週間の業務に振り分ける場合、バッファとして最終日を空けておくといいでしょう。丸一日空けるのが無理なら、毎日1~2時間のバッファタイムを設けるのがいいです。

飛込や作業の遅れによって予定通りに事が進めることは難しいのでバッファは必要。順調に作業が進めば、業務を先出ししたり、早く帰ったりできます。

■御注意
これはあくまでもうちの部署での使い方なので、これを守らないといけないと言うことはありません。自分の業務にあわせてアレンジするのがいいと思います。

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